一、現(xiàn)場(chǎng)申辦人員

（一）現(xiàn)場(chǎng)申辦人員的組成

通常國(guó)際社團(tuán)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)申辦人員的人數(shù)有一定的規(guī)定。在符合國(guó)際社團(tuán)規(guī)定的前提下，現(xiàn)場(chǎng)申辦活動(dòng)一個(gè)廣泛吸收與申辦活動(dòng)有關(guān)的各個(gè)機(jī)構(gòu)的人員參加，伍方會(huì)議服務(wù)會(huì)把這些人員組成所謂的“國(guó)家隊(duì)”，。申辦人員應(yīng)包括專業(yè)人員、會(huì)議管理機(jī)構(gòu)的成員、會(huì)議中心和賓館的銷售人員以及航空公司的代表；這些人員可以現(xiàn)場(chǎng)回答理事會(huì)成員所提出的一切有關(guān)問(wèn)題，顯示出了申辦過(guò)準(zhǔn)備工作的充分和得到了各方面廣泛有力的支持，對(duì)申辦活動(dòng)的成功給予了有力的保障。

（二）現(xiàn)場(chǎng)申辦人員的條件

來(lái)自各個(gè)機(jī)構(gòu)的申辦人員都應(yīng)該非常熟悉本行業(yè)的工作，特別是對(duì)于理事會(huì)經(jīng)常關(guān)心的一些細(xì)節(jié)問(wèn)題也都了如指掌；申辦人員應(yīng)該具有較高的英文水平，特別強(qiáng)調(diào)的是應(yīng)有熟練的聽(tīng)說(shuō)能力；避免選擇那些只能看、寫而不能聽(tīng)、說(shuō)的人員參加，因?yàn)閰⒓蝇F(xiàn)場(chǎng)申辦活動(dòng)時(shí)這種人往往排不上用場(chǎng)。申辦人員最好參加過(guò)類似的申辦活動(dòng)或者在國(guó)內(nèi)就經(jīng)常有機(jī)會(huì)參加外事活動(dòng)，有這種經(jīng)歷就不會(huì)出現(xiàn)怯場(chǎng)現(xiàn)象。

（三）現(xiàn)場(chǎng)申辦人員的出國(guó)經(jīng)費(fèi)

現(xiàn)場(chǎng)申辦人員的出國(guó)經(jīng)費(fèi)通常由各個(gè)機(jī)構(gòu)自己來(lái)承擔(dān)，因?yàn)闀?huì)議如果能夠申辦成功，這些機(jī)構(gòu)都是直接的受益者。由于申辦資金風(fēng)險(xiǎn)極大，采取這種方式解決出國(guó)經(jīng)費(fèi)也是一種資金風(fēng)險(xiǎn)共同承擔(dān)的措施。如果我國(guó)的航空公司也能參與申辦活動(dòng)，它們能夠提供折扣機(jī)票甚至免費(fèi)機(jī)票，也是對(duì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的巨大支持。

（四）申辦人員的出國(guó)手續(xù)

以往出國(guó)申辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議屬于公務(wù)出國(guó)，要求所有申辦人員在自己的本單位辦理出國(guó)手續(xù)。隨著我國(guó)對(duì)國(guó)民因私出國(guó)政策的不斷放寬，越來(lái)越多的人選擇辦理因私出國(guó)手續(xù)，可以由申辦會(huì)議的主辦單位牽頭組成申辦團(tuán)，委托某家旅游機(jī)構(gòu)為全體申辦人員共同辦理出國(guó)手續(xù)。

二、現(xiàn)場(chǎng)申辦活動(dòng)

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)達(dá)一年甚至幾年的準(zhǔn)備工作，申辦活動(dòng)進(jìn)入了現(xiàn)場(chǎng)申辦階段，也是最關(guān)鍵的階段。申辦人員要全力以赴，客服各種困難，積極主動(dòng)地投入到申辦活動(dòng)中，爭(zhēng)取申辦工作獲得圓滿成功。

（一）公關(guān)活動(dòng)

現(xiàn)場(chǎng)申辦人員一旦到達(dá)目的地，就要客服時(shí)差帶來(lái)的困難，立刻開(kāi)展各種公關(guān)活動(dòng)。

1.拜訪

雖然國(guó)際社團(tuán)的理事會(huì)都是由來(lái)自不同國(guó)家的人員組成，每位成員都可以獨(dú)立表達(dá)自己的意見(jiàn)，但是國(guó)際社團(tuán)主席、專職副主席和秘書長(zhǎng)的意見(jiàn)經(jīng)常會(huì)對(duì)其他理事會(huì)成員產(chǎn)生一定的影響。為此申辦人員首先應(yīng)該分別拜訪國(guó)際社團(tuán)的這些負(fù)責(zé)人，主動(dòng)向他們匯報(bào)我們申辦工作的準(zhǔn)備情況，征求他們的指導(dǎo)性意見(jiàn)，爭(zhēng)取得到他們對(duì)我國(guó)申辦工作的準(zhǔn)備情況，征求他們的指導(dǎo)性意見(jiàn)，爭(zhēng)取得到他們對(duì)我國(guó)申辦工作的支持。如有可能，也可通過(guò)他們了解其他申辦國(guó)的情況，做到心中有數(shù)。

2.宴請(qǐng)

宴請(qǐng)活動(dòng)是一種非常有效的公關(guān)手段，通過(guò)宴請(qǐng)活動(dòng)可以拉近相互之間的關(guān)系，建立新的感情。宴請(qǐng)活動(dòng)可以是小范圍的。由于中國(guó)的餐飲在世界上的知名度非常高，很多西方國(guó)家的人士也非常喜歡品嘗中國(guó)菜，因此，宴請(qǐng)最好選用在當(dāng)?shù)匾患抑缺容^高的中國(guó)餐館；條件允許時(shí)還可以考慮我國(guó)駐外的領(lǐng)事館，總之，宴請(qǐng)活動(dòng)經(jīng)常可以起到很多意想不到的作用。

3.私下交談

在任何一個(gè)國(guó)際社團(tuán)中總會(huì)有一些理事會(huì)成員對(duì)我國(guó)特別好。他們中有些人員曾先后多次到我國(guó)進(jìn)行訪問(wèn)，對(duì)我國(guó)各方面的情況有比較充分的了解，有時(shí)由他們出面做工作比我們直接出面更為有利?，F(xiàn)場(chǎng)申辦人員應(yīng)安排一定的時(shí)間去拜訪他們，希望他們?cè)龠@關(guān)鍵的時(shí)刻能夠幫助我們做些工作，通常他們都會(huì)熱情答應(yīng)的。

（二）參加理事會(huì)

通常國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的主辦權(quán)都是通過(guò)國(guó)際社團(tuán)理事會(huì)的表決來(lái)確定的。理事會(huì)的日程比較簡(jiǎn)單，首先由幾個(gè)申辦國(guó)的代表向理事會(huì)成員作陳述報(bào)告。不同的國(guó)際社團(tuán)采用不同的方式，有的采用的是所有申辦國(guó)都在申辦現(xiàn)場(chǎng)，大家面對(duì)面地作陳述報(bào)告；有的采用其他申辦國(guó)都不在理事會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，只有作陳述報(bào)告的那個(gè)申辦國(guó)在場(chǎng)這種背靠背的方式，不管采用哪種方式，陳述報(bào)告作得是否成功都是非常關(guān)鍵的。

1.陳述報(bào)告

大多數(shù)國(guó)際社團(tuán)規(guī)定每個(gè)申辦國(guó)只允許一位代表上臺(tái)作陳述報(bào)告。宣讀陳述報(bào)告的代表應(yīng)該充滿自信心，語(yǔ)言要有感染力，要以流暢的英語(yǔ)全面介紹我國(guó)的申辦工作。報(bào)告主要圍繞著早已提供給每位理事會(huì)成員的申辦報(bào)告上的內(nèi)容進(jìn)行。為了增加陳述報(bào)告的效果，要輔以用計(jì)算機(jī)制作的影像圖片投影到屏幕上。

2.回答問(wèn)題

在申辦報(bào)告結(jié)束之后，通常要安排5~10分鐘的時(shí)間，由申辦國(guó)的代表回答理事會(huì)成員提出的各種問(wèn)題。理事會(huì)成員的問(wèn)題主要集中在來(lái)我國(guó)參加會(huì)議是否能很方便地得到我國(guó)的簽證，申辦城市的交通和治安情況，會(huì)場(chǎng)和相關(guān)的賓館之間的交通是否方便等一些具體問(wèn)題。如允許，可由不同的申辦人員回答不同方面的問(wèn)題，這樣每方面的問(wèn)題都可以答得比較圓滿。

3.表決

理事會(huì)成員聽(tīng)取了各申辦國(guó)的陳述報(bào)告和向申辦國(guó)提出問(wèn)題后，申辦國(guó)的代表將會(huì)退場(chǎng)，理事會(huì)成員將表決覺(jué)得會(huì)議主辦國(guó)，表決的方式或是無(wú)記名投票，或是舉手表決。

（三）參加全體代表大會(huì)

大多數(shù)國(guó)際社團(tuán)的國(guó)際會(huì)議是由理事會(huì)來(lái)決定的，但是也有一些國(guó)際社團(tuán)的會(huì)議主辦權(quán)要通過(guò)全體代表大會(huì)才能覺(jué)得。理事會(huì)的作用只是初選，將數(shù)量比較多的申辦國(guó)減少一些。為此申辦國(guó)的代表還需要在全體代表大會(huì)上向會(huì)議代表作陳述報(bào)告，最后由全體代表舉手表決，例如申辦2008年的國(guó)際養(yǎng)豬協(xié)會(huì)的會(huì)議主辦權(quán)就是采用這種方式來(lái)決定的。

資料整理：伍方會(huì)議服務(wù)小燴